KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA BEYANI

Şirketimiz (“Optima Kimya Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi”), faaliyetleriyle doğrudan veya dolaylı bir şekilde bağlantılı olmak üzere, yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi için ihtiyacı olan ya da mevcut düzenlemeler çerçevesinde işlemesine izin verilen Kişisel Verileri işlemektedir.
1. Kişisel Verilerin Toplanması ve Kullanım Amaçları

Şirket, Kişisel Verileri, mevzuat tarafından sınırlandırılan durumlar hariç olmak üzere, belirlenmiş kategoriler kapsamında belirtilmiş amaçlarla işlemektedir.
Şirket, hizmet ve mal tedarik ettiği kişilerin, taşeronların, müşterilerin, tedarikçilerinin ve bunların temsilcileri hakkındaki Kişisel Verileri toplamakta ve işlemektedir, zira (i) yürürlükteki mevzuat bunu zorunlu kılmıştır veya izin vermiştir, veya (ii) bu bilgi taraflarca imzalanan sözleşmede yer alan yükümlülükleri yerine getirmek için gereklidir, veya (iii) Şirketin meşru menfaatleri için gereklidir, veya (iv) kamu yararı için gereklidir, veya (vi) taşeronların, müşterilerin ve bunların temsilcileri veya diğer kişilerin hayati çıkarlarını korumak için gereklidir.

2. Özel Nitelikli Kişisel Veriler
Şirket, mevzuatın gerekli gördüğü durumlarda, yasal hak taleplerinin oluşturulması, uygulanması ya da savunulması gereken durumlarda veya taşeronların, müşterilerin ve bunların temsilcilerinin açık onay verdiği gerekli durumlarda taşeronların, müşterilerin ve bunların temsilcileri hakkında belirli özel veya diğer önemli Kişisel Veri kategorilerini (“Özel Nitelikli Kişisel Veriler”) toplayabilir ve işleyebilir.

3. Tanımlar

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Anonim Hale Getirme : kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini, ifade eder.

4. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları
Kişisel verileriniz, Şirketin kanundan ve faaliyetlerinden kaynaklanan görevler ve yükümlüklerinin yerine getirilmesine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Yönetimimiz birimleri, benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Bu veriler, 6698 sayılı KVKK’nın 4. maddesinde yer alan genel ilkeler ile 5. ve 6. maddelerinde belirlenen şartlar kapsamında işlenmektedir.
Toplanan kişisel verileriniz;
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
• Şirketin işlerinin yürütülmesi, mal ve hizmetlerin sunulması ve geliştirilmesi,
• Mal ve hizmetlerle ilgili teknik destek verilmesi,
• Müşterilere ve ilgili diğer kişilere en hızlı iletişim yolları ile ulaşılması, şikâyet ve önerilerin derlenmesi ve süreçlerinin yönetilmesi,
• Memnuniyetle ilgili geri dönüşlerin sağlanması,
• Bildirimlerin elektronik iletiler aracılığı ile sağlanması,
• Mevcut ve ileride sunulacak olan hizmetlerimiz ile ilgili bilgilendirme yapılması,
• İnsan kaynaklarına ilişkin süreçlerin işletilmesi,
• Tarafımızla iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini
• Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
• Faturalandırma da dâhil, finans ve/veya muhasebe işlemlerinin takibi, hukuk işlerinin takibi,
• Çalışanlarımızın verilerini, İş Kanunu ile çalışma ve sosyal güvenlik mevzuatı ile yürürlükte olan diğer mevzuatın öngördüğü zorunlulukların yanı sıra performans düzeyini ve çalışan memnuniyetini arttırmak ve iş güvenliği ve iş barışının sağlanması
• İnsan kaynakları politikalarının uygulanması
• Yukarıdakilerle sınırlı olmaksızın, kişisel verilerin elde edilmesi esnasında size bildirilecek ve/veya yasaların izin verdiği ölçüde diğer sair amaçlarla sınırlı olmak üzere,
6698 sayılı KVKK’nın 4. maddesinde yer alan genel ilkeler ile 5. ve 6. maddelerinde belirlenen şartlar kapsamında işlenmektedir.
Toplanan kişisel verileriniz; Yukarıda belirtilen kanun maddelerinin kapsamında, kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde,
• Hukuka ve dürüstlük kuralının öngördüğü biçimde,
• İşlenme amaçları ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak,
• Doğru ve güncel olarak,
• Belirli açık ve meşru amaçlar ile İşlenecektir.

5. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan ve işlenen kişisel verileriniz; 4. maddede sıralanan amaçlarla;
KVKK ve yürürlükte olan mevzuata uygun olarak, Şirketimiz içerisinde paylaşılabileceği gibi, sayılanlar ile sınırlı olmamak üzere; hizmet bağlantılarımız, distribütrlük ilişkisi içinde olduğumuz şirketler, alt yüklenicilerimiz, tedarikçilerimiz, yönetim yetkilileri ile sunduğumuz hizmetin amacı doğrultusunda ya da düzenleyici denetleyici kurumlar ve resmi mercilerle ilgili mevzuatın öngördüğü durumlarda, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Şirket merkez ofisi içinde gerekli hallerde ortak çalışma alanlarında kamera ve ses kaydı alınabilmektedir.
6. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Şirketimiz adına veri işleyen gerçek kişiler tarafından sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, kanundan ve şirket ticari faaliyetlerinin yürütülmesi amacı ile ilgili görevler ve yükümlüklerinin yerine getirilmesi ve hukuki sorumluluklarımızı yerine getirmek amacıyla toplanmaktadır. Bu amaç ve hukuki sebeplerle toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklanacak olup süreye ilişkin mevzuatta düzenleme olmaması halinde veri işlendiği zaman yürütülen faaliyetin amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar işlenecek daha sonra yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir.

7. Şirket Personelinin Erişimi
Yasal olarak izin verilen durumlarda, Kişisel Verilere erişim, şirket üst yönetimi, satış ve pazarlama birimi, Muhasebe muhasebe birimi çalışanları, taşeronların, müşterilerin ve bunların temsilcilerinin iş kolundaki yöneticileri ile sınırlıdır.

8. Güvenlik
Şirket, Kişisel Verilerin yetkisiz veya yasadışı biçimde işlenmesini ve yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesini engellemek için elinden gelen tüm idari ve teknik önlemleri alacaktır. Bu idari ve teknik önlemler bilgilerin kilitli/şifreli odalarda, kasalarda, elektronik cihazlarda tutulması dahil olmak üzere ilgili çalışanların eğitimlerden geçirilmesi ve periyodik kontroller yapılmasını da kapsamaktadır.

9. Kişisel Verilere Erişim, Kişisel Verilerin Düzeltilmesi ve Yok Edilmesi,
Mal ve hizmet alınan kişi veya şirketler, taşeronlar, müşteriler ve bunların temsilcileri, kendileri hakkında tutulan Kişisel Verilere erişim hakkına sahiptir. Kişisel Verilere erişmek isteyen veya verilerin taşınabilirliğini talep eden herhangi bir ilgili kişi doğrudan, Şirket yetkilileri ile iletişime geçmelidir. İlaveten, ilgili kişiler kanuni kısıtlamalar ve yükümlülükler saklı kalmak kaydı ile kendi verilerinin düzelttirilmesini, silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkını haizdir. Şirket, tuttuğu bilgilerin yanlış olduğun fark etmesi halinde bu yanlışlığı derhal giderecektir.
İlaveten, Kişisel Verilerin bir üçüncü kişiye devredilmesi halinde, ilgili kişiler yukarıdaki paragraf uyarınca yapılmış olan düzeltme, yok edilme ve silinme işlemlerinin söz konusu üçüncü kişilere de bildirilmesini Şirketten isteme hakkına sahiptir.

10. Veri İşleme ve Saklama Yöntemleri
Kişisel Bilgilerin işlemesi, manuel ve elektronik araçlarla yürütülür. Şirket, kişisel verileri mevzuatın gerekli ve zorunlu kıldığı müddetçe saklamaktadır. Şirket, kanuni saklama süresinin sona ermesi üzerine kişisel bilgileri yok etmekle mükelleftir.

11. Kişisel Veri Sahibinin Başvuru ve Bilgi Alma Hakkı
Kişisel Veri Sahipleri olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metninde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda;
Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Yönetimimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda,6698 Sayılı KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bu verilerin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hale getirilmesini isteme ve eğer aktarım yapılmışsa bu talebin aktarılan üçüncü kişiye iletilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik ilgili talebinizi; imzalı olarak Esentepe Mah. D-100 Güney Yan Yol Cad. Lapis Han No:25/59 Soğanlık Kartal, İstanbul adresine veya info@optimakimya.com email adresine veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz. Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren bu başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, ayrıca kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerektiğini önemine binaen hatırlatırız.
OPTİMA KİMYA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Veri Sorumlusu: Necati Beyoğlu (necati.beyoglu@optimakimya.com ) ………………………….
Adres : Esentepe Mah. D-100 Güney Yan Yol Cad. Lapis Han No:25/59 Soğanlık Kartal,
İstanbul Telefon : 0216 455 76 00
E-posta :info@optimakimya.com
Ticaret Sicil No: İstanbul / 643771
Mersis No : 0644-0357-0800-0018